7 Tipps: Zahlen wirkungsvoll und ansprechend präsentieren
Zahlen sind aus den meisten Präsentationen nicht wegzudenken. Sei es eine interne Vorstandspräsentation, eine Unternehmens-, Sales- oder Produktpräsentation – einige Kennzahlen müssen einfach genannt werden. Damit Sie Ihre Zuhörer aber nicht mit Zahlen erschlagen und schlimmstenfalls langweilen, ist es wichtig sich an einige Grundprinzipien zum richtigen Umgang mit Zahlen zu halten. Unsere 7 Tipps helfen Ihnen dabei, das Beste aus Ihren Zahlen rauszuholen.
Diese 7 Tipps helfen Ihnen bei einer wirkungsvollen und ansprechenden Präsentation Ihrer Zahlen
Oft müssen auf Basis der präsentierten Zahlen Entscheidungen getroffen werden. Da in den letzten Jahren die Menge der verfügbaren Zahlen bis ins Unermessliche gewachsen ist und auch weiterwachsen wird, fällt es häufig schwer, den Überblick zu behalten. Klare Aussagen aus den verfügbaren Zahlen wird zu einer großen Herausforderung. Hinzu kommt, dass Entscheidungen heutzutage meist schnell und unmittelbar getroffen werden müssen. Daher ist es umso wichtiger, Zahlen in Präsentationen möglichst einfach und „straightforward“ darzustellen – so können auch nicht-zahlenaffine Entscheidungsträger die Informationen leichter erfassen und darauf basierend unmittelbar ihre Entscheidungen treffen.
TIPP 1: KONZENTRIEREN SIE SICH AUF DIE WESENTLICHEN ZAHLEN
Fragen Sie sich bei jeder Zahl, die Sie in ihrer Präsentation anführen wollen, ob diese zum Verständnis Ihrer Aussagen beiträgt und Ihre Argumentation unterstreicht. Tut sie das nicht, dann verzichten Sie lieber auf sie. Jede Zahl, die dem Vortrag nicht direkt nutzt, lenkt nur vom Wesentlichen ab - es ist also besser, sich auf einige relevante Zahlen zu konzentrieren und diese verständlich zu erklären, als die Zuhörer mit einer Zahlenflut zu erschlagen.
TIPP 2: RUNDEN SIE IHRE ZAHLEN
Mit welcher Zahl können Sie mehr anfangen: mit 78.362 oder mit ca. 80.000? Da gerundete Zahlen leichter zu lesen sind, können sie vom Menschen schneller verarbeitet werden. Außerdem lassen sie sich besser in einen Kontext stellen und sind somit leichter einprägsam. Es gibt selbstverständlich Themenbereiche wie z.B. einige Naturwissenschaften, in denen die präsentierten Zahlen höchstpräzise sein sollten. Geht es aber beispielsweise um die Verkaufszahlen in einem Jahr, kommt es nicht auf jeden einzelnen Euro an, sondern es genügt eine ungefähre Zahl. Runden Sie also Ihre Zahlen auf- bzw. ab, um den Zuhörern einen möglichst schnellen Zugang zu Ihren Zahlen zu ermöglichen.
TIPP 3: STELLEN SIE IHRE ZAHLEN IN EINEN KONTEXT
Jede Zahl, die Sie präsentieren, sollte in einem klaren Kontext stehen. Das bedeutet, dass das Publikum genau informiert sein sollte, worauf sich die entsprechende Zahl bezieht – also auf welches Jahr bzw. welchen Zeitraum, auf welche Region oder auf welche Währung. Nur so kann sichergestellt werden, dass die Zuhörer die Zahl auch wirklich verstehen. Ebenso kann es hilfreich sein, die genannten Zahlen mit den Werten aus anderen Jahren oder Regionen zu vergleichen. So können Sie beispielsweise Werte aus dem Vorjahr anführen, wenn Sie zeigen wollen, dass die Verkaufszahlen im aktuellen Jahr besonders hoch sind. Oft ist es auch wichtig, andere Größen, die Grundlage der Berechnung einer bestimmten Zahl waren, zu erwähnen. Ein Profit von 100.000 € ist z.B. schön und gut – wenn der Umsatz aber bei 1 Millionen € lag, verändert das die Sichtweise.
TIPP 4: FÜHREN SIE VERGLEICHSWERTE AN
Besonders bei großen Zahlen kommt es häufig vor, dass das Publikum keine genaue Vorstellung zur Größenordnung der präsentieren Zahlen hat. Indem Sie Vergleiche in ihren Vortrag einbauen, stellen Sie sicher, dass die Zuhörer das wahre Ausmaß der präsentierten Zahlen verstehen und sich diese somit besser einprägen. Seien Sie kreativ mit Ihren Vergleichen und überraschen Sie Ihre Zuhörer damit - achten Sie aber darauf, dass Sie Beispiele und Bezugswerte verwenden, mit denen Ihr Publikum vertraut ist. Ein weiteres Mittel, mit dem Sie Ihre Präsentationen eindrucksvoller gestalten können, sind visuelle Metaphern. Denken Sie beispielsweise an die allseits bekannte Studie, die zeigen soll wieviel Zucker in verschiedenen Getränken steckt – die Darstellung anhand von aufgetürmten Zuckerwürfeln ist deutlich schockierender und einprägsamer als das bloße Lesen der Grammzahl.
TIPP 5: BINDEN SIE IHRE ZAHLEN IN EINE STORY EIN
Der Trend des Storytellings ist bei Präsentationen sehr beliebt: das Präsentierte wird dabei in eine Geschichte eingebaut, in der ein Held verschiedene Schwierigkeiten überwindet und am Ende sein Happy End findet. Die Technik beruht darauf, dass das Publikum mit dem Helden sympathisiert und somit mehr in das Geschehen eingebunden ist. Dies steigert die Aufmerksamkeit und das Interesse an der Thematik. Auch wenn Storytelling bei besonders zahlenlastigen Präsentationen noch nicht so verbreitet ist, ist es prinzipiell möglich und macht Sinn. Stellen Sie sich beispielsweise ein Unternehmen vor, das sich einer großen Herausforderung stellen muss, wie z.B. dem Abspringen eines wichtigen Partners. In der zugehörigen Story wäre also das Unternehmen der Held. In der Geschichte könnte chronologisch erläutert werden, mit welchen Schwierigkeiten das Unternehmen konfrontiert wurde und welche Maßnahmen daraufhin ergriffen wurden, um diese Situation zu überwinden. Zum Ende der Geschichte könnte aufgezeigt werden, dass der Umsatz trotz aller Widrigkeiten auf einem stetigen Niveau geblieben ist und das Unternehmen somit als Held aus der Geschichte hervorgeht. Indem die verschiedenen Entwicklungen in eine Geschichte eingebaut und miteinander in Verbindung gebracht werden, wird sichergestellt, dass sich die Hauptaussagen besser in den Köpfen der Zuhörer verankern.
TIPP 6: VERWENDEN SIE DIE RICHTIGE ART VON DIAGRAMM
Je nachdem, welche Aussage oder Beziehung Sie mit Ihren Daten betonen wollen, sollten sie unterschiedliche Diagramme verwenden. Wollen Sie beispielsweise aufzeigen, dass sich der Umsatz Ihres Unternehmens aus vielen verschiedenen Produktkategorien zusammensetzt, dann eignet sich die Darstellung anhand eines Kuchendiagramms. Ist es Ihnen aber wichtiger zu zeigen, welche Produktkategorien die größten Umsatzanteile verzeichnen, macht es Sinn auf ein Balkendiagramm umzusteigen, welches die verschiedenen Produktkategorien nach ihrem Umsatzanteil geordnet visualisiert.
TIPP 7: NUTZEN SIE DIE ZWEIDIMENSIONALE DARSTELLUNG
Anstelle von dreidimensionalen Darstellungen, sollten Sie in Ihrer Präsentation bevorzugt zweidimensionale Darstellungen verwenden. Diese sehen nicht nur professioneller aus, sondern sind auch optisch leichter zu erfassen: in dreidimensionalen Diagrammen besteht häufig die Gefahr, dass Verhältnisse verzerrt werden und die Daten somit schwieriger zu lesen sind. Außerdem ist es zu vermeiden, in Diagrammen zu viele Farben, Beschriftungen und auffällige Effekte zu verwenden, da diese die Zuschauer von den relevanten Aussagen ablenken und somit Ihre Botschaft verwässern.
ZAHLEN ANSCHAULICH UND ÜBERZEUGEND PRÄSENTIEREN
Mit den 7 Tipps können Sie Ihre Zahlen anschaulich und überzeugend darstellen. Sie sind sich jedoch nicht sicher, welches Diagramm für welche Zahlen das richtige ist und wie sie die Zahlen in einen wirkungsvollen Kontext stellen? Dann können wir Ihnen helfen. Sie schicken uns nur Ihre Präsentation und wir kümmern uns um das Design und den Inhalt. Gerne können wir Ihnen in einem persönlichen Gespräch mehr über unsere Prozess und Vorgehensweisen erzählen.
