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PowerPoint zu PDF richtig exportieren – Die wichtigsten Einstellungen und Tricks
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PowerPoint zu PDF richtig exportieren – Die wichtigsten Einstellungen und Tricks

Wer schon einmal stunden- oder gar tagelang an einer möglichst eindrucksvollen PowerPoint-Präsentation gearbeitet hat, der kennt das Problem: Je ansprechender und packender die Präsentation geraten ist, desto mehr Speicherplatz benötigt sie. Spektakuläre Videos, faszinierende Bilder und aufschlussreiche Animationen fordern ihren Tribut. Das wird dann zum Problem, wenn die Präsentation zur Abstimmung oder später als Whitepaper noch einmal verschickt werden soll. Denn mehr als maximal 5MB an Anhängen – jeder Anbieter hat hier eigene Richtlinien – sollte eine Email eigentlich nicht transportieren.

Ein „Portable Document Format“, kurz PDF, ist die perfekte Lösung. Das PDF funktioniert nicht nur plattformunabhängig auf fast allen Endgeräten, es kommt ohne Bewegtbild auch mit sehr viel weniger Speicher aus. Zudem lässt sich die Datei nicht so ohne weiteres von Dritten bearbeiten oder versehentlich ändern.

Grundsätzlich ist der Export von PowerPoint zu PDF, wie er für den digitalen Versand oder Druck erforderlich ist, keine große Sache. Trotzdem gilt es – je nach Betriebssystem – einige wichtige Voreinstellungen zu berücksichtigen. Wir haben Sie Ihnen kurz zusammengefasst:

PowerPoint als PDF exportieren unter Windows

Wer seine Präsentation unter Windows erstellt hat, der kann schon für den Export einige Einstellungen und Optionen vornehmen, um das Speichern als PDF zu optimieren. Für die Speicherung einer PowerPoint-Präsentation als PDF gehen Sie wie folgt vor:

  • Klicken Sie Datei > Exportieren
  • Wählen Sie PDF/XPS Dokument erstellen
  • Optionale Anpassungsmöglichkeiten: Für den Druck wählen Sie Standard, für eine Verkleinerung des Dokuments zum Versand wählen Sie Minimale Größe.
  • Zum Abschluss wählen Sie den Speicherort

PowerPoint als PDF exportieren unter MacOS

Macintosh bzw. MacOS-Nutzer profitieren beim PDF-Export einer PowerPoint-Präsentation von der noch einfacheren Bedienungsoberfläche des Betriebssystems. Allerdings lassen sich hier keine weiteren Anpassungen vornehmen.

  • Klicken Sie Datei > Exportieren
  • Wählen Sie das Dateiformat PDF
  • Zum Abschluss wühlen Sie den Speicherort und Klicken auf

PowerPoint in PDF umwandeln mit Online Tools

Auch Online finden sich verschiedene Anbieter, die Ihnen die kostenlose Konvertierung einer PowerPoint-Präsentation in ein Adobe PDF ermöglichen. Hier sollten Sie das Ergebnis allerdings abschließend stets noch einmal prüfen, insbesondere dann, wenn Sie wenig verbreitete Schriftarten genutzt haben. Einige Anbieter haben wir Ihnen hier zusammengefasst:

Zusammenfassung

Wer seine Präsentationen in PowerPoint erstellt und jene häufig abstimmen muss, der kommt um den Export seiner Arbeit als PDF meist nicht herum. Die Vorteile eines solchen Vorgehens haben wir Ihnen eben dargelegt. Weil nur unter Windows tiefergehende Einstellungsmöglichkeiten verfügbar sind, benötigt man für weitere und detailliertere Anpassungen oft Zusatzsoftware wie beispielsweise den Adobe PDF Reader. Nur eines sollten Sie am Ende keinesfalls vergessen: Die Präsentation wie geplant unter PowerPoint zu halten. Ein PDF eignet sich hierfür nämlich nur in Ausnahmefällen, da Effekte, Animationen, Videos und Audiodateien nicht vermittelt werden können.

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